本文所指的備件是指我們通常所說的備件和材料，在德國(guó)均放在一起管理。備件經(jīng)濟(jì)性管理的目標(biāo)是，在滿足設(shè)備維修的同時(shí)，也能夠遵循費(fèi)用目標(biāo)。其重點(diǎn)為備件消耗量、儲(chǔ)備量、質(zhì)量和存儲(chǔ)費(fèi)用。
一、備件儲(chǔ)備程度
此處需引入備件儲(chǔ)備程度的概念。所謂備件儲(chǔ)備程度，是指可立刻滿足設(shè)備維修需要的備件種類占所有需求備件種類(在可預(yù)見的一段時(shí)間內(nèi))的百分比。如圖1所示，要想使備件儲(chǔ)備程度達(dá)到100％，不僅是不可能的，而且是極不經(jīng)濟(jì)的。備件儲(chǔ)備程度超過80％以后，費(fèi)用的增長(zhǎng)與儲(chǔ)備程度的增長(zhǎng)幾乎是幾何級(jí)數(shù)的關(guān)系。合理的備件儲(chǔ)備程度是80％-85％，但也不能保證重要備件的供應(yīng)以及可持續(xù)的費(fèi)用降低，尚需采取一系列措施，方可保證在降低備件費(fèi)用的同時(shí)滿足設(shè)備維修需要。
二、降低費(fèi)用的傳統(tǒng)方式
中國(guó)企業(yè)的今天，很大程度上是德國(guó)企業(yè)的昨天，特別是國(guó)有大中型企業(yè)。在降低備件費(fèi)用的方式上，我們正沿襲著德國(guó)企業(yè)走過并已逐漸拋棄的道路。下面是德國(guó)企業(yè)降低備件費(fèi)用的傳統(tǒng)方式。
1．僅僅控制總庫(kù)的庫(kù)存量。很多類似小金庫(kù)的所謂“黑色倉(cāng)庫(kù)” 的庫(kù)存量未被統(tǒng)計(jì)，比如車問甚至班組的倉(cāng)庫(kù)。
2．從采購(gòu)部門的視角出發(fā)一次性出庫(kù)，大量備件流入了不可控制的“黑色倉(cāng)庫(kù)”。帳面上的備件資金周轉(zhuǎn)期很短，事實(shí)上卻截然相反。
3．減少訂購(gòu)數(shù)量，從而導(dǎo)致一線維修部門囤積不必要的備件。在特定的短時(shí)期內(nèi)可以降低備件采購(gòu)費(fèi)用，但缺乏均衡、穩(wěn)定性，從長(zhǎng)期看是無效甚至有害的。
4．使用已有但并不合適的建筑物作庫(kù)房，如舊廠房或辦公樓。雖降低了建筑費(fèi)用，但增加了人員及管理費(fèi)用。
5．使用低素質(zhì)人員，比如由于工會(huì)的原因而不能解雇的工人。雖然工資低，但不能兼任其它工作，不能使用現(xiàn)代化的辦公工具。
三、新思維
在考慮備件儲(chǔ)存時(shí)，應(yīng)經(jīng)常、連貫地思考以下問題。
1．每小時(shí)停機(jī)時(shí)間究竟會(huì)帶來多大損失。
2．備件供應(yīng)不上時(shí)，在多大范圍內(nèi)造成檢修工人的停工待料。
3．備件緊急采購(gòu)的附加費(fèi)用究竟有多高。
但在實(shí)際中，這些問題很少被考慮。備件經(jīng)濟(jì)性管理不僅涉及到備件采購(gòu)本身，而且還涉及到生產(chǎn)設(shè)備的維修及改造。
圖2形象地說明了備件儲(chǔ)備量與現(xiàn)存問題的關(guān)系。除了承擔(dān)壓力的決策者外，幾乎每個(gè)人都希望備件儲(chǔ)備量保持在較高水平。在費(fèi)用高、儲(chǔ)備量大的情況下，組織結(jié)構(gòu)、工作程序、溝通協(xié)調(diào)以及工作效率等方面的問題被掩蓋，人們可以悠閑自在地工作。
四、降低備件費(fèi)用的方法
1．降低備件儲(chǔ)備量
重要的是以實(shí)際需求為準(zhǔn)繩。方式應(yīng)該是自下而上，而不是自上而下。
(1)挑出不再使用的備件并最終報(bào)廢。德國(guó)企業(yè)同國(guó)內(nèi)企業(yè)一樣，也有數(shù)年甚至l0數(shù)年躺在倉(cāng)庫(kù)中不用的備件。相對(duì)于大量的人力、物力消耗，很多人更不愿意承擔(dān)“資產(chǎn)流失”的責(zé)任。
(2)查明設(shè)備與備件的關(guān)系，哪些備件可用在哪些設(shè)備上。這樣可將不同設(shè)備中的相同備件統(tǒng)籌規(guī)劃，從而降低備件儲(chǔ)備量。
(3)統(tǒng)計(jì)出庫(kù)和采購(gòu)供應(yīng)周期，以優(yōu)化備件儲(chǔ)備量。圖3中：虛線——正常； 區(qū)域l——備件儲(chǔ)備量過大；區(qū)域2——備件儲(chǔ)備量過小；區(qū)域3——需定期檢查是否有必要作為備件存儲(chǔ)。
(4)選擇重要設(shè)備備件儲(chǔ)存，如瓶頸設(shè)備及高負(fù)荷設(shè)備，可以根據(jù)設(shè)備的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)等因素確定。
(5)確定每一種備件的最低、最高儲(chǔ)備量。伏特公司科隆電機(jī)廠依據(jù)備件的供貨時(shí)問、材質(zhì)以及備件所對(duì)應(yīng)的設(shè)備數(shù)量等因素來確定。
(6)優(yōu)化訂購(gòu)數(shù)量。在德國(guó)，隨著訂購(gòu)數(shù)量的增加，信譽(yù)程度的提高，價(jià)格折扣也加大；但訂購(gòu)數(shù)量的增加也意味著資金占用的增加以及管理費(fèi)用的提高，因此需在二者之間尋求最佳平衡區(qū)。
(7)建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)， 以降低備件種類。2001年銷售額200億歐元的德庫(kù)薩公司，是德國(guó)化工企業(yè)中的第三大康采恩，年消耗液壓潤(rùn)滑油品約1500t。自1984年建立了油品選擇的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后， 在設(shè)備規(guī)模擴(kuò)大三倍的情況下，油品消耗還略有下降，在用油品由500余種降至70種。
(8)定期檢查上述措施的執(zhí)行情況。
2．降低倉(cāng)儲(chǔ)管理費(fèi)用
(1)將需持續(xù)消耗的、價(jià)值較低的備件轉(zhuǎn)移至維修車間的倉(cāng)庫(kù)。這不僅可避免分散總庫(kù)管理人員的精力、減少管理人員的數(shù)量，而且可避免維修人員的等待。
(2)培訓(xùn)倉(cāng)儲(chǔ)管理人員。高素質(zhì)的管理人員不僅可提高工作效率，而且可提出有價(jià)值的合理化建議。2000年，一名伏特公司科隆電機(jī)廠的庫(kù)工，獲得合理化建議獎(jiǎng)勵(lì)50萬馬克，而創(chuàng)造的價(jià)值是250萬馬克。
(3)將“黑色倉(cāng)庫(kù)” 的備件集中管理。這樣可能導(dǎo)致人員及管理費(fèi)用的增加，但作為補(bǔ)償?shù)氖牵蓽p輕同樣需要付出勞動(dòng)的“黑色倉(cāng)庫(kù)”管理人員的負(fù)擔(dān)，并能準(zhǔn)確控制備件儲(chǔ)備量。
(4)使用現(xiàn)代化倉(cāng)庫(kù)。不僅可減少出入庫(kù)的時(shí)間，而且還可降低維護(hù)人員和倉(cāng)庫(kù)管理人員的數(shù)量。德國(guó)約有2000座現(xiàn)代化的高架倉(cāng)庫(kù)。德庫(kù)薩公司W(wǎng)esseling工廠的高架倉(cāng)庫(kù)，儲(chǔ)存有價(jià)值1900萬馬克的2．2萬種備件材料，而面積僅有1600m，人員僅有l(wèi)5人，而且還有三人負(fù)責(zé)為現(xiàn)場(chǎng)提供供貨服務(wù)，三人負(fù)責(zé)貨物的質(zhì)量驗(yàn)收。
(5)建立備件管理信息系統(tǒng)。在德國(guó)，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用在設(shè)備管理中，大多數(shù)企業(yè)的管理軟件是德國(guó)SAP生產(chǎn)的R2或R3設(shè)備管理信息系統(tǒng)，備件管理是其重要的組成部分。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理備件，可以高效地歸納分析備件更換的頻率、采購(gòu)到位的時(shí)間等，從而更好地控制備件的最低、最高儲(chǔ)備量，進(jìn)而減少備件占用的儲(chǔ)備資金。
五、幾點(diǎn)建議
對(duì)于多數(shù)國(guó)內(nèi)企業(yè)，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的底蘊(yùn)不同，對(duì)德國(guó)的有些經(jīng)驗(yàn)是暫時(shí)學(xué)不來的，如投資巨大的現(xiàn)代化倉(cāng)庫(kù)及管理信息系統(tǒng)，但以下幾點(diǎn)可以借鑒。
1．通用性強(qiáng)、價(jià)值稍高的備件、材料在一個(gè)中心庫(kù)統(tǒng)一保管。如減速機(jī)、電機(jī)、風(fēng)機(jī)、泵等，這樣可縮短實(shí)際的資金周轉(zhuǎn)周期。當(dāng)然這要求中心庫(kù)有很高的管理水平和便捷的交通工具。
2．建立備件材料的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。德國(guó)一些大的康采恩，如大眾、奔馳、德庫(kù)薩等都有自己的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。幾年前，國(guó)內(nèi)某公司的一個(gè)生產(chǎn)廠，曾存在幾臺(tái)天車型號(hào)相同而大車減速機(jī)速比各不相同的現(xiàn)象，不僅增加了備件儲(chǔ)存，而且增加了維修的負(fù)擔(dān)。
3．定期統(tǒng)計(jì)主要備件、材料的消耗周期及采購(gòu)周期。由此可合理界定備件、材料的儲(chǔ)存量，并將那些長(zhǎng)期不用的備件排除在備件供應(yīng)之外。最低、最高儲(chǔ)備量的確定則可分別保證備件供應(yīng)的安全性、經(jīng)濟(jì)性。
4．批量采購(gòu)，網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)，質(zhì)量跟蹤。伏特公司科隆電機(jī)廠的電器元件采購(gòu)，在年初即選定了通用和西門子兩家供貨商，年底根據(jù)用量結(jié)算。德庫(kù)薩公司的重要備件都有一個(gè)類似于身份證號(hào)碼的“歷史編號(hào)”，可有效地跟蹤使用壽命。網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)則可最大限度地減少暗箱操作。濟(jì)鋼機(jī)動(dòng)處開展了內(nèi)容相似的“總量承包， 長(zhǎng)壽攻關(guān)” 活動(dòng)，并已初見成效。